Dosarul de ofertă SEAP: ce documente depui și în ce ordine

Cele trei părți ale dosarului

Indiferent de mărimea achiziției, structura este aceeași. Documentele de calificare arată că ai dreptul să participi. Propunerea tehnică arată că înțelegi și poți executa ce se cere. Propunerea financiară arată cât ceri. Comisia le evaluează în această ordine, iar o ofertă căzută la prima parte nu ajunge să fie citită la a treia.

1. Documentele de calificare: DUAE, declarațiile cerute de fișa de date, dovada garanției de participare, împuternicirea semnatarului, iar la cerere documentele care susțin criteriile de calificare.
2. Propunerea tehnică: răspunsul punct cu punct la caietul de sarcini, plus graficul de execuție, resursele alocate și orice anexă cerută expres.
3. Propunerea financiară: formularul de ofertă, centralizatorul de prețuri și devizele sau listele de cantități, când achiziția le cere.

Documentele de calificare

DUAE este declarația pe propria răspundere prin care spui că nu te afli în motivele de excludere și că îndeplinești criteriile de calificare. Se completează în SEAP, pe baza formatului publicat de autoritate, și se depune de fiecare participant: ofertant, asociat, terț susținător, subcontractant. Documentele care dovedesc efectiv ce ai declarat se cer, ca regulă, doar celui clasat pe primul loc.

Propunerea tehnică

Aici se pierde cel mai mult timp și se câștigă cel mai mult punctaj. Greșeala obișnuită este să trimiți o prezentare de firmă: istoric, clienți, certificări. Comisia nu are cum să puncteze asta, pentru că nu se poate pune în corespondență cu cerințele. Scrie pe structura caietului de sarcini: preia cerințele în ordinea lor, iar sub fiecare spune concret cum o îndeplinești, cu ce resurse și în ce termen.

• Preia numerotarea din caietul de sarcini, ca evaluatorul să găsească fiecare răspuns fără să caute.
• Răspunde la cerință, nu în jurul ei: dacă se cere un termen, scrie un termen; dacă se cere o caracteristică tehnică, scrie valoarea.
• Nu promite peste ce poți executa. O propunere tehnică devine obligație contractuală.
• Nu strecura prețuri în propunerea tehnică atunci când documentația cere separarea celor două propuneri.

Propunerea financiară

Propunerea financiară se depune pe formularul de ofertă din documentație, însoțită de centralizatorul de prețuri și, la lucrări, de listele de cantități sau devize. Verificarea pe care o face comisia întâi nu este dacă prețul e mic, ci dacă cifrele se potrivesc între ele: totalul din formular trebuie să fie exact totalul din centralizator, iar centralizatorul trebuie să adune corect liniile.

• Respectă moneda și regimul de TVA cerute în fișa de date.
• Completează toate liniile din centralizator. O poziție lăsată goală se citește ca ofertă incompletă, nu ca zero.
• Păstrează un preț sustenabil: un preț neobișnuit de scăzut față de estimare trebuie justificat, la cererea autorității.
• Nu modifica structura formularelor primite. Coloanele adăugate sau șterse îngreunează evaluarea și pot atrage respingerea.

Semnarea și încărcarea în SEAP

Dosarul complet nu valorează nimic nesemnat. Documentele se semnează cu semnătura electronică calificată a persoanei împuternicite, iar împuternicirea însoțește dosarul atunci când semnatarul nu este reprezentantul legal înscris la registrul comerțului. Încărcarea se face în SEAP, pe procedura respectivă, până la data și ora-limită.

• Depune cu o zi înainte, nu în ultima oră: o semnătură expirată sau un token care nu răspunde nu sunt motive de prelungire.
• Verifică după încărcare că fiecare fișier apare în platformă și că se deschide.
• Denumește fișierele după conținut, de exemplu „propunere-tehnica” sau „centralizator-preturi”, ca evaluatorul să nu caute.

Înainte de a depune: verificarea finală

Recitește fișa de date cu lista ta de verificare în față și bifează fiecare document cerut. Apoi verifică cele trei lucruri care resping cel mai des oferte altfel bune: un formular lipsă, o declarație nesemnată și un total financiar care nu se potrivește între documente.